A economia atual vive em constante mudança, quebras de paradigmas e a necessidade de criação de novos modelos mentais, de gestão e de negócios.
Nota-se cada vez mais um número crescente de empresas e organizações do mercado de energia solar, adotando a estrutura de projetos no seu dia-a-dia, com o objetivo de oferecer novos produtos e serviços com profissionalismo.
Dentre alguns fatores críticos ou exigências para o sucesso destacam-se: a agilidade, a capacidade de adaptação, o poder de inovação e o potencial de aprimoramento contínuo ante as restrições de recursos.
Competitividade é a palavra de ordem do momento, pois, se por um lado o mercado de energia solar aquecido cresce rapidamente, por outro cresce a participação de concorrentes capacitados, o que obriga a busca pela eficiência.
Neste cenário, a metodologia de Gerenciamento de Projetos se mostra como ferramenta essencial para aumentar a capacidade de resposta às exigências do mercado.
Clientes e investidores buscam prestadores de serviço capazes de agir pronta, rapidamente às suas necessidades, gerando valor e contribuindo para o sucesso dos empreendimentos de energia solar.
Neste cenário, é impossível falar em projetos em energia solar, de médio e grande portes, sem a aplicação de tal metodologia.
Principais Conceitos
O planejamento é uma prática desde o início da civilização da humanidade mesmo sem as ferramentas, técnicas e metodologias que temos atualmente. Embora o gerenciamento de projetos como prática já exista há séculos, só foi reconhecido formalmente como profissão após a 2ª Guerra Mundial.
Já a gestão de projetos com práticas sistematizadas tornou-se uma disciplina nos anos 80, identificando assim as áreas do conhecimento e técnicas para o gerenciamento de projetos.
Esse movimento foi liderado pelo PMI (Project Management Institute), que produziu o Project Management Body Of Knowledge — PMBOK® (1ª edição – 1996), documento que sistematiza o campo da gerência de projetos, buscando a uniformização das práticas e fornecendo as bases para programas de treinamento e educação em administração de projetos.
Segundo o PMI, projeto é definido, como “um empreendimento temporário feito para criar um produto ou serviço único” (PMBOK). A NBR 10006 define projeto como sendo um processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.
O projeto pode ser dividido por fases (grupos de processos), onde destacamos:
- Iniciação: econhecer que um projeto deve iniciar;
- Planejamento: planejar ações para atingir os objetivos do projeto em todas suas etapas;
- Execução: coordenar pessoas, empresas, fornecedores e recursos para executar o que foi planejado;
- Monitoramento e Controle: assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, tomando ações para corrigir possíveis desvios;
- Encerramento: realizar aceite formal do projeto, fazendo seu encerramento de forma organizada (lições aprendidas).
Estas fases interagem com 10 áreas de conhecimentos, as quais abrangem todo o fornecimento do projeto, que são:
- Escopo;
- Tempo;
- Custo;
- Qualidade;
- Riscos;
- Aquisição;
- Comunicação;
- Recursos Humanos;
- Stakeholders;
- Integração.
Mas, afinal de contas, o que é o gerenciamento de projetos?
É a “aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de alcançar seus objetivos”, segundo PMBOK®. Com a utilização destas expertises, conseguimos:
- Evitar surpresas durante a execução dos trabalhos (em todas suas fases);
- Antecipar riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradas;
- Facilitar, orientar e documentar as revisões do projeto;
- Registrar e facilitar estimativas para futuros projetos;
- Agilizar as tomadas de decisões.
Principais funções do gerente de projetos
As principais funções e ações dos gerentes (gestores e coordenadores) de projetos solares variam muito de acordo com o tamanho da empresa, tipo de produto e/ou serviço prestado e recursos disponíveis. Em geral, podem ser definidos como:
- Define de forma precisa o escopo a ser entregue (documenta em contrato);
- Coleta os requisitos faltantes, faz o planejamento do projeto, monitora e controla a execução dele;
- Utilizada uma como uma metodologia para controle de projeto, usa os skills e know-how seus e da equipe para agregar maturidade visando ter uma gestão mais efetiva e eficiente em seus projetos;
- Coordena as interações com clientes (internos e externos), fornecedores e stakeholders;
- Mantém a equipe de projeto focada no objetivo do fornecimento;
- Supervisiona, delega, motiva e gerencia o stress;
- Incentiva a comunicação eficaz em todos os níveis (equipe, fornecedores, time de campo, etc);
- Gerencia escopo, tempo e custos em todas as fases do projeto;
- Estabelece um conjunto de práticas para assegurar a qualidade dos entregáveis do projeto;
- Faz o gerenciamento de Riscos em todas as etapas do projeto (controle das reservas gerenciais e de contingências);
- Coordena e acompanha do processo regulatório e aprovação da documentação do projeto na concessionária;
- Resolve conflitos com diferentes expectativas e necessidades;
- Acompanha e gerencia os trabalhos de montagem eletromecânica, testes finais e de comissionamento até a entrada em operação do parque solar, linha de transmissão e cabine de medição (subestação).
Implantação de Gerenciamento de Projetos: vantagens estratégicas
A importância do gerenciamento de projetos para empresas estabilizadas no mercado de atuação certamente passa pela capacidade de inovação, agilidade na tomada de decisões e compromisso em honrar seus entregáveis (projetos on time), o que ajudará para conquistar novos clientes objetivando manter – e até melhorar – sua posição no mercado.
Isso porque a complexidade alcançada pela empresa contemporânea exige habilidades gerenciais específicas para decidir e agir num contexto de grandes riscos e incertezas. Dentre estes pontos positivos, destacam-se:
- Visão estratégica;
- Estrutura organizacional adaptada para trabalhar com projetos e grandes fornecimentos (know-how);
- Equipe concisa e focada nos entregáveis do projeto;
- Clima criativo e aprendizado constante;
- Comunicação eficaz;
- Projetos entregues nas datas contratuais;
- Projetos dentro dos orçamentos financeiros e em muitos casos, tendo aumento de rentabilidade;
- Empresa se tornar ’referência’ no mercado.
Benefícios do Gerenciamento de Projetos
É muito difícil um projeto ser iniciado e concluído exatamente como foi planejado no início. A maioria dos projetos são dinâmicos, independente do seu porte ou complexidade. Problemas com fornecedores e problemas regulatórios, falhas internas, situações ambientais, latifundiárias e desvios normalmente ocorrem ao longo de sua execução.
Alguns, decorrentes de obstáculos externos, fora do controle da organização e outros gerenciais, mas que podem ser mitigados ou até mesmo evitados se houver um gerenciamento de projetos e de riscos eficaz.
As empresas são reconhecidas no mercado não apenas pelo seu profissionalismo, mas principalmente pela flexibilidade e capacidade de atender as necessidades e expectativas de seus clientes. De acordo com o PMBOK para que um projeto seja bem-sucedido, a equipe do projeto deve:
- Selecionar os processos adequados para atender aos objetivos do projeto;
- Usar uma abordagem definida para adaptar os planos e as especificações do produto de forma a atender aos requisitos do produto e do projeto;
- Atender aos requisitos para satisfazer as necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas;
- Balancear as demandas conflitantes de escopo, tempo, custo, qualidade, recursos e risco para produzir um produto de qualidade.
Além disto, seguem abaixo os principais benefícios que conseguimos mensurar pela utilização dos skills e expertises de Gerenciamento de Projetos olhando pelo foco da empresa fornecedora do projeto, do cliente final e da equipe do projeto:
Benefícios para a organização / empresa:
- Aumento de produtividade e lucro com a utilização eficiente e eficaz dos recursos;
- Retorno de investimento mais rápido e melhor, com entregas no prazo e custos previstos;
- Melhora da competitividade, obtida pelo aumento da satisfação dos clientes;
- Melhora da comunicação interna da organização (stakeholders internos)
- Melhor previsibilidade dos resultados dos projetos;
- Aumento da confiança na capacidade empresarial da organização;
- Melhor capacidade e agilidade de resposta às mudanças solicitadas pelo cliente.
Benefícios para o cliente final:
- Visualização de uma organização estruturada e preparada para o projeto com as possíveis mudanças, que certamente ocorrerão;
- Visualizar que o planejamento do projeto está claramente definido e que atende às suas necessidades;
- Visualizar que os objetivos do projeto estão sendo seguidos e atingidos;
- Visualizar que os trabalhos do projeto estão sendo executados de acordo com os requisitos;
- Ter satisfação com o produto final do projeto e com todos os resultados obtidos.
Benefícios para a equipe do projeto:
- Permitir que cada membro da equipe saiba exatamente o que deve fazer, quando e como fazer;
- Participar de uma equipe coesa, integrada e direcionada aos objetivos do projeto;
- Permitir a cada membro da equipe saber em qualquer momento onde está e quais suas funções e atividades naquele momento;
- Aumento da confiança de cada membro da equipe em poder executar e completar o trabalho;
- Aumento do orgulho profissional pela capacidade de desenvolvimento do trabalho.
Conclusão
As ferramentas e habilidades de Gerenciamento de Projetos são diferenciais que empresas de alta performance podem oferecer aos seus clientes, cada vez mais exigentes. A pressão por prazos, custos e qualidade, aliados à complexidade de execução dos projetos de energia solar – principalmente de médio e grande portes – exigem a adoção de metodologias de Gerenciamento de Projetos.
O emprego destas metodologias proporciona inúmeras vantagens dentre as quais, o aumento da confiança e da segurança do empreendedor, melhor controle das atividades, melhor controle de fornecedores, previsibilidade e melhor gestão às mudanças, fazendo com que os projetos sejam bem sucedidos.
